Bordereau de pièces : 5 contrôles avant d’envoyer un lot PDF au tribunal
Un lot de pièces peut sembler terminé dès que tous les PDF sont réunis dans un dossier. C’est pourtant à ce moment que les erreurs les plus banales deviennent coûteuses : une numérotation qui saute, un intitulé imprécis, une annexe oubliée ou un scan illisible. Avant l’envoi, une checklist courte transforme la préparation en processus maîtrisé.
Pourquoi cette vigilance ? L’article 132 du Code de procédure civile organise la communication des pièces et prévoit le dépôt au greffe d’une copie accompagnée d’un bordereau. Ce bordereau sert de repère pour les parties et pour la juridiction. Il doit donc correspondre réellement au lot transmis, pas seulement à une liste préparée à part.
Premier contrôle : la numérotation. Chaque pièce doit porter un numéro unique et suivre une logique continue. Une référence cohérente évite les hésitations pendant la rédaction, l’audience ou un échange avec le client. Deuxième contrôle : la concordance entre l’intitulé du bordereau et le fichier. Un libellé précis permet de retrouver immédiatement le bon document sans ouvrir plusieurs PDF.
Troisième contrôle : la lisibilité. Vérifiez l’orientation, la netteté et la présence de toutes les pages, surtout pour les pièces issues d’un scan. Quatrième contrôle : l’ordre. Le lot doit suivre l’ordre annoncé sur le bordereau afin que sa lecture reste fluide. Cinquième contrôle : l’exhaustivité. Comparez la liste finale aux pièces citées dans vos écritures et aux documents reçus du client.
L’automatisation ne remplace pas ce regard professionnel ; elle enlève les manipulations qui génèrent des erreurs. Le tamponnage automatique peut ajouter date, référence de dossier ou cachet sur un ensemble de PDF. La numérotation et l’indexation automatiques maintiennent une structure homogène. Enfin, l’export d’un pack prêt à déposer facilite la dernière vérification.
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